第三章如何安排机关应用文的结构布局 第一节机关应用文主题的确定 主题是文章的灵魂。文以意为主，“意犹帅也”。一篇文章要表现什么思想，说明什么问题，集中体现在主题上。主题是否正确，是否深刻有力，是文章好坏的基本标志。在写作上，主题一旦确定，文章内容的取舍，结构的安排，语言的运用，都要紧紧围绕主题，突出主题，受主题的支配。因此，选准、选好主题，是写好文章的关键。 和文艺创作比较，机关应用文的主题不是“从场面和情节中自然而然地流露出来”(恩格斯语)，而是以事论理。直接说明主张什么，反对什么，把作者的观点明白无误地告诉读者；也不象文艺创作那样，在写作过程中可以变更主题，甚至背离作者的创作意图，而是坚定不移地按照主题去组织文章，只能深化，不能背离主题。因此，在写作之前十分明确地把主题定下来，对写好机关应用文尤其重要。 如何确定机关应用文的主题，它的依据是什么?机关应用文种类繁多，形式各异，内容几乎囊括社会生活的各个方面。一九八七年国务院办公厅制定的《国家行政机关公文处理办法》中，关于公文的种类，就列举了十类十五种。有的专著列了二十六种。在实际工作中使用的公文种类还要多一些。各种类型都有其确定主题的不同方式。比如，记录性公文，《会议纪要》的主题就是会议的中心议题。《大事记》是按时间顺序，抓住各件大事的内在联系，就抓住了主题。而《工作总结》则是抓住工作的主要成绩，主要经验和体会的核心思想，才能写得深刻、顺畅。指示性公文的《批转》、《批复》，是根据被批转批复的文件和工作的需要来确定主题的，一般说来，被批转批复的文件的主题就是《批转》、《批复》的主题；呈报性文件《请示》的主题，就是要求上级解决的问题的本身。《工作报告》的主题，一般情况下，就是贯穿于工作全过程的主导思想。《调查报告》是依据调查研究的目的和调查情况确定的主题。《简报》的主题，则是根据工作中需要向上级尽快报告的事项所表现的主要观点来确定主题。无论哪种形式，主题的确定，都离不开以下三个方面。 一是根据机关工作的需要，包括本单位和上级机关的工作需要。本单位在工作中遇到什么情况，需要解决什么问题，这是确定主题的主要依据。如果需要召开会议，会议的中心议题就是会议文件的总主题。如果需要就某个问题、某种情况去调查研究，那么，这种情况和问题，就是调查报告主题的一个依据。有些文件是按照上级的指示精神写的。那么，这些文件的主题就必须根据上级的指示精神而定。机关应用文的主题，如果脱离开了机关工作的需要，写作必然失败。 二是根据马克思主义的基本原理和党的路线、方针、政策。机关工作，主要是制定和贯彻执行党的路线、方针、政策。给上级提供制定政策的参考情况和方案，指导下级单位正确执行上级的指示和决策，都必须遵循马克思主义基本理论和本单位、本地区实际相结合的原则。要把主题选准选好，作者必须具备一定的马克思主义理论修养和思想政策水平，具有一定的分析问题、解决问题、调查研究的能力。加强这方面的修养，是选好机关应用文主题的必要条件。 三是根据实际材料。主题不是关在屋子里凭空想出来的。有了一定的思想理论修养，只是具备了选好主题的一个条件。如果没有丰富而充分的实际材料可供分析提炼，主题的产生就无从谈起。观点的形成，必须以材料作为基矗要选出好的主题，写出切实有力的文件，必须尽可能地熟悉材料，不放过一切可能找到的具体情况，也不放过每一件材料的细枝末节。要从这些具体的材料中找出规律性的东西，找出统帅这些材料的思想观点。这样，就抓住了主题的要素。写机关应用文最忌从概念出发，那样，主题就变成无源之水，无本之木，写出的文件必然空洞无物，苍白无力，即使观点正确，也毫无说服力。 有了选择主题的根据，还必须有选好主题的明确标准和要求。这样在提炼和选择主题时，才能少走弯路，避免做无用功。这些标准和要求最主要的是两条：一要深刻，二要集中。 深刻就是对事物的透彻认识，透过现象，抓住本质，看到事物的内在联系。鲁迅说：“选材要严，开掘要深”。开掘深，就是文章要有一定的思想深度。主题的深度，代表文章的思想高度。主题深刻，文章才有新意，才能吸引人，才能使人受到启发，得到教益。写一般文章如此，写机关应用文尤其如此。目前，有些文件浮浅空泛，一个主要原因是主题思想不深刻。有的满足于罗列事例，就事论事，而不去分析、归纳，使人读后如一杯白开水，淡而无味。要主题深刻，除了作者本身思路开阔，善于及时发现和抓住新事物、新思想外，在写作上，必须精心提炼和选择主题，也就是对所写的材料反复研究，反复比较，“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”地分析研究，从感性认识上升到理性认识，抓住事物本质的东西，去做鞭辟入里的阐述。有些材料，往往带有一事多意的特点。因此，在提炼中还要注意必须按需要选择其中最有代表性、典型性的一意，作为主题，避免数意并列。这样，主题才能突出深刻，使文件新鲜、引人，更有教育意义。 集中就是一份文件只能有一个主题，不能多中心。主题集中突出，就能写深写透，使文件明确精粹。如两个中心或几个中心并列，只能使文章枝蔓丛生，零乱破碎，“一意两出，义之骈枝也”。(《文心雕龙·熔裁》)有些同志写文件总想求全、求多，面面俱到。一篇简报，写了相互并不关联的一连串问题；一篇总结报告，想把所有的工作都容纳进去；甚至写请示，也想同时解决几个问题。其结果，使文件越写越长。机关中经常出现由于文件主题不集中而耽误工作的情况。比如一个请示，同时写几个问题要求领导批准。但往往因为对其中一个主题有疑义，领导同志拿不准，而把文件压下来。这样就使本来能及时解决的其它问题拖了时日。所以，撰写文件，除了思想上不贪大求全外，写作上最好是把几个问题分开写，一题一篇，文件既简短，主旨又突出，效果也会好得多。 在实际工作中，不少文件是一意数出，横生枝节；一篇多题，几个中心。这是我们的一些机关应用文写得松散拖沓，不集中，不深刻的一个重要原因。 有一篇调查报告，是反映某社书画店的情况的。全文五千多字，共有五个部分。这五个部分的梗概是：一、“某社的历史背景及成立过程”。从一九一九年用侵华列强退还的“庚子赔款”一部分开办“画学研究会”谈起，谈到成立某社画会，又谈到社会名流对该会的关注、支持；又谈到一九三七年芦沟桥事变后，因经济困难，某社自行解散；再谈到一九八四年恢复某社画会，并成立了以盈利为目的的某社书画店，还介绍了这个社的宗旨，这个店的领导成员以及店址。这一部分约一千四百字。二、“某社书画店经营情况”。介绍了该店何时开张、经营项目及经营方针，并着重介绍了它的经营特点，即“经营独特”，“礼貌待客”，“严格管理制度”，“经济效益显著”，约一千字。三、“社会影响与统战工作”。介绍了一些老画会会员“重逢一堂，感慨万千”，各界对画会的支持；回溯了书画店开张时的盛况；众多新闻单位、报刊杂志向国内外对书画店作了宣传报道；该店举办的多次笔会的热烈气氛；画店在经营中直接做统战工作。这一部分也写了一千四百字。四、“问题”。写了“规模问题”，“店址问题”，“人员问题”，“外单位拉人”。还有，“面临的实际困难一是客源问题，二是冬季取暖问题”。这部分约一千字。五、“建议”。两条，一是鉴于该店影响大，请统战部门研究如何做好统战工作；二是领导应经常研究该社的社会影响和经济效益，过问它的经营情况，及时排忧解难，调动其更大的积极性。 从这篇调查报告的基本轮廊可以看出，它的最大的弱点是中心不突出，重点不突出。谈了几个方面的问题，每个方面都用了不少笔墨，但却不知道作者到底想告诉读者一些什么思想，什么观点，达到什么样的目的，由于这些致命的弱点，所以“问题”和“建议”提的都很一般化，不足以引起有关部门的充分重视。其实，作者在动笔之前，如果能在主题的确定上多下一点功夫，或者多找一些同志议论一下，到底对这个历史悠久，有很大影响的书画店，反映它的什么问题，那么，可以肯定地说，这篇调查报告将能写得更好。现在的调查报告中讲到的几个问题，都是可以独立成章的。如经营特点，统战工作，存在的主要问题等，若抓住一个方面，深入加以开掘，集中笔墨，作出有材料、有典型、有分析和结论的阐述，再辅之以别的必要的说明，不仅主题突出，篇幅也可以大大压缩。比如从统战工作角度撰写这篇调查报告，经营情况可以简略，历史背景和成立过程也可以简略，特别是成立过程应当一笔带过。而“问题”和“建议”都应紧紧围绕统战工作这个中心提出来。可说可不说的坚决不说，可写可不写的坚决不写。这样，整个报告篇幅大可以节约。能做到这一点，主旨就突出了，文件的思想就集中了，也比较容易写得深刻。这是在机关应用文撰写过程中要努力追求、戮力实践的。 第二节机关应用文标题的拟定（回首页） 标题是文章的眼睛。好的标题既能传神，显示文章的主旨，又能起向导作用，把读者的注意力吸引过来。在机关工作中，特别是高级领导机关和领导同志那里，各种必阅和参阅文件常常堆满案头。哪些要细读，哪些须粗看，哪些可以不看，往往在阅览标题时选定。如果文件内容新鲜深刻，很合时宜，而标题却没有把文件的特点恰当鲜明地反映出来，那么这份文件就很有可能被抛在一边，使作者辛辛苦苦搞出的成果，发挥不了应有的效益。“题好一半文”。作者在构思过程中，一旦确定主题，选好标题，写起来就会更顺利。因此，拟好标题是机关应用文写作中需要认真研究的一个课题。 怎样才能拟好标题呢? 首先，应掌握机关应用文不同文体使用标题的不同格式。机关应用文的标题，不同于文艺作品、新闻报道和一般论文，它主要不是以含蓄、生动、形象化去吸引读者，而是以鲜明、醒目引起人们的关注和重视。多数行政公文，不能象艺术作品那样，让作者在想象的自由驰骋中，选择富于表现力的标题，而是要遵循一定的格式，拟定既突出主题又简捷明了的标题，使读者从标题中一眼便可看出文件的种类、主要内容、制发单位以及文件的重要程度、使用范围和要解决的问题等。 具有相对稳定格式的文件，要求标题必须完整地体现规定内容。比如决定和一部分决议、批示、批复、法规、布告等文体，标题构成是：制发单位、主要内容、文件名称。《中共中央关于整党的决定》这个标题，“中共中央”是制发单位，“整党”是文件的主要内容，“决定”是文件的名称。这类标题，一般是在具有比较庄严、重大或紧急内容的指示性文件中使用的。它的格式可以概括为：单位×关于……×文件名称。有的标题则只要求写明主要内容和文件名称。比如《关于婚姻登记工作中几个具体问题的请示》，只能用“关于……请示”这一种格式，不能有第二种格式。又如合同，订货合同，修建合同、产销合同等，格式是合同性质＋文件名称。 有习惯的标题，可视其内容、环境、用途，省去制发单位或主要内容，但文件名称不能省略。运用这类标题的文体比较广泛。比如计划、总结，既可有《××厂一九八四年生产经营计划》、《××县级机关整党总结》等，也可有《关于开展文明礼貌月活动的总结》、《一九八四年一季度工作计划》，单位名称则作为副题写在标题下面。又如通知、通报等，既可有《中共中央关于九月会议的通知》、《中共××市纪律检查委员会关于处理分房建房中违纪事项的四个通报》，也可有《关于无线电科学新成果推广应用的通知》、《关于情况的通报》等。一些类似会议的简单通知，则只写《通知》二字，正文是内容，末尾写发通知的单位。汇报提纲、命令(令)等文件，则主要是省略标题的内容，如《工商行政管理总局向国务院的汇报提纲》、《中国共产党中央军事委员会主席命令》等。 无格式标题是由文件的内容概括提炼而成的，因此比起固定式标题就自由得多。这类标题的文体，主要有简报、调查报告、工作报告等。实际上这一类文体的标题是把标题的三个组成部分分散开来。制文单位和文件名称，有的事先印在特定文件刊头的右上方或文件最后，有的作为副题放在标题下面，而事由部分，则作为主标题。 简报的刊头都有名称，如《简报》、《简讯》、《情况反映》等，有期数和编写单位、编写时间。因此标题就只能由内容来概括提炼了。如《对四类商品降价和国务院关于稳定物价通知的反映》等，没有必要在前面加上制文单位、后面加文件名称了。 调查报告比简报的标题要复杂一些，既有标明调查对象或主要问题再加上文件名称的标题格式，如《湖南农民运动考察报告》。也有把调查内容作为主标题，把调查对象和文件名称作为副标题的格式，如《新作风开创了新局面——天津市发展集体商业服务业网点的调查》等。在一些揭露问题和矛盾的调查报告中，还常常采取提问式的标题，如《××单位的领导班子为什么涣散无力？》这一类标题也有副标题。 工作报告类型较多，标题的格式也不同。会议报告常常是根据内容提炼一个高度概括的主标题，下面写报告人的名字或某某同志某年某月某日在某个会议上的报告。下级对上级反映情况的报告，标题则自由得多。有时写“关于……的报告”，有时则只写“……情况”。向上报送文件、物品的报告，往往没有标题。 机关应用文标题的格式，随着社会生活的变化，不断发展创新。特别是科技新成果的不断推广应用，电子计算机逐渐进入机关工作领域，今后草拟文件也将由电脑和人手相结合，或电脑逐步代替手写，这就更需要机关应用文的写作有严格的科学规范，以适应新的发展趋势。这一点目前尚未引起人们的充分重视，相反，我们过去形成的一些行之有效的格式，也无人去研究，去发扬。许多从事机关工作的同志不了解、不掌握这些格式，有的虽然了解，但不认真遵循。不合规范的标题，比比皆是。比如，把请示写成《请领导尽快解决办学资金不足的问题》。有的不仅违背“关于……的请示”的格式，而且颠倒下上级关系，以命令的口气写请示的标题，如《必须立即改变社队企业税收太重的请示》等等。又如汇报提纲，格式是某单位向某上级的汇报提纲，有的却省略了某单位或某上级，写成《关于某问题的讨论汇报》。再如决定的标题，也常出现只写制发单位的文件名称，而省略事项的部分，变成《厂工会决定》、《党委扩大会决定》等，随便省略，给人不严肃的印象。 其次，要充分研究和掌握所写文件的基本内容和要解决的主要问题。要把文件内容的要点抓注抓准。抓不准要点，不知道文件的中心思想和要解决什么问题，就不可能准确地提炼出有针对性的标题。有一个通报，中心内容是表彰某单位的科研人员为祖国做出重大贡献的英雄事迹，标题则把重点放在给这些同志晋升一级工资，发放××元奖金上，而不是突出其什么样的重大贡献，这就偏离了主题，变成了一份《决定》。还有一份关于开展文明礼貌月活动的工作报告，主要内容是环境卫生和绿化美化方面取得很大成绩，标题则写成《关于破旧习，树新风，开展文明礼貌月的情况报告》。前面两句有点文不对题，后面一句也显得一般化。这方面，党的十二大的报告是一个典范。这篇三万多字的报告，共讲了六个重大问题。抓住这六个问题的核心拟定了《全面开创社会主义现代化建设的新局面》这个标题，不仅给整个报告定了基调，使各部分紧紧围绕这个核心展开、深化，而且用语通俗、简练、醒目、响亮，一经发表便很快成为全国人民的奋斗方向和行动指针。 第三，要避虚就实，尽可能实写，防止抽象化、一般化。所谓实写，就是把文件的特点标出来，这样，标题才能具体、醒目，有吸引力。比如，某部门在拟定一份禁止乱砍伐森林的布告时，起草者开始写成《×××关于保护森林的布告》，后又改成《×××关于贯彻森林法的布告》。大家讨论时，认为前一个标题太抽象，防火、防沙、防风、防并防牛羊啃幼树、防止乱砍伐等，都是保护森林要注意的问题，《布告》是针对乱砍伐的，应突出制止乱砍伐。第二个标题是文体不当，贯彻森林法应采用下通知的形式，一般不应以发布告的方式。最后定为《×××关于保护森林、制止乱砍滥伐的布告》，这就改得实在、具体、有针对性了。 第四，要尽可能简明扼要。既然要求标题要抓住文件的要点，还要尽可能实写，有的同志便想出省事的办法，索性把标题拉长，这是当前撰写文件工作中存在的较大问题之一。标题太长，弊病很多，最突出的是掩盖了它的鲜明性，使读者不能一眼就抓住文件的实质，严重影响了文件的效果。有一个关于加强集市卫生管理的四个部门的联合通知，内容不过三百字，标题就写了四十多字，再加上四个部门的名字，使人一看就头痛。要改变这种状况，必须在概括提炼上下功夫，起草时要想几个标题，然后反复比较，尽可能选择精炼贴切的词语，删去可有可无的字词。这样，就有可能使标题做到短而鲜明，简而扼要。 第三节机关应用文的开头与结尾（回首页） 万事开头难，写文章也不例外。高尔基对此有个形象的比喻，他说：“开头第一句是最困难的，好象在音乐里定调一样，往往要费很长时间才能找到它。”托尔斯泰也说过：“开头总是最难下笔的，因为你宝贵的思想，总怕把这思想一开始弄坏了。”一般文章如此，机关应用文也一样，开头写好了，既可以把读者紧紧抓住，又对下文的展开，起一种诱导作用，写起来就很顺当。经常写作的同志都有一个体会，在主题确定以后，开头总是翻来覆去地思索，落笔很费周折，往往一次不行，需要两次、三次，而一旦找到比较满意的开头，心就放下了一半，文思也随之涌来。因此，掌握开头的写作规律，对文章的好坏与写作速度关系极大。 机关应用文的开头，没有一成不变的写法。由于文种不同，内容不同，作者的修养不同，写法也各不相同。但无论哪一类文种，无论什么内容，在写开头的时候，都要考虑两条：一是紧扣主题，尽快引出主题，在开头第一句、第一段就要把读者的思想引到所要说明和解决的问题上；二是能吸引读者，象古人所说，“开卷之初，当以奇句夺目，使之一见而惊，不敢弃去。”机关应用文的开头也要使人一看就爱读，有兴味，愿意看下去。最常见的机关应用文的开头，大致有以下几种： 一是“起因”式开头。一开始先讲问题的缘起，即为什么要写这篇公文，一般使用“由于……”、“鉴于……”或“随着……”等开头，比如：《中共中央关于关心人民群众文化生活的指示》，开头是“随着国民经济情况的逐步好转，在人民群众物质生活相应提高的同时，广大群众对文化生活也提出了更高的要求。为了……”。《关于成立最高人民检察院特别检察厅和最高人民法院特别法庭检察、审判林彪、江青反革命集团案主犯的决定》，开头是“鉴于林彪、江青反革命集团案是特别重大案件，根据最高人民法院和最高人民检察院的建议……”。 二是“目的”式开头。开宗明义第一句就说明本文的目的，一般使用“为了……”、“为……”。如《国有林采伐试行规定》开头是：“为贯彻国有林合理采伐，满足国民经济建设对木材的需要，保证森林更新，扩大森林再生产，并保持森林的防护作用，……特制定本规定。”××自治区人民政府的一份《布告》的开头是：“为了继续让群众休养生息，增加实际收入，……现将农牧区有关政策规定布告如下。” 三是“根据”式开头。一开始先说明制作公文的依据，一般多是用“根据”、“遵照”、

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